யாரும் சரியானவர்கள் இல்லை. நீங்கள் நிறைய வாடிக்கையாளர்களை அல்லது செய்ய வேண்டிய நீண்ட பட்டியலை ஏமாற்றும் போது, சில மின்னஞ்சல்கள் சங்கடமான நேரத்திற்கு உங்கள் தொலைபேசியில் திறக்கப்படாமல் இருக்கலாம். உங்கள் தவறை உணர்ந்தவுடன் நீங்கள் வெட்கமாகவோ, பதற்றமாகவோ அல்லது வருத்தமாகவோ உணரலாம் என்றாலும், மன்னிப்புக் கோரும் தாமதமான மின்னஞ்சல் பதில் மூலம் சம்பந்தப்பட்ட நபருடன் தொடர்பு கொண்டு நிலைமையைச் சரிசெய்வது முக்கியம்.
எழுத்துப்பூர்வ தகவல்தொடர்பு உங்கள் பலம் இல்லை என்றால், இந்த மின்னஞ்சலை உருவாக்க நீங்கள் சிரமப்படுகிறீர்கள் என்றால், பீதி அடைய வேண்டாம்! வெவ்வேறு சூழ்நிலைகளுக்கு நான்கு தாமதமான மின்னஞ்சல் மறுமொழி டெம்ப்ளேட்களை நாங்கள் கொண்டு வந்துள்ளோம், எனவே நேர்மையான மன்னிப்புடன் எவ்வாறு பதிலளிப்பது மற்றும் ஒன்றாக முன்னேறத் திட்டமிடலாம் என்பதற்கான அடிப்படையை நீங்கள் பெறலாம்.
அடிப்படைகள்
தாமதமான மின்னஞ்சல் பதிலை எழுதுவதற்கு உங்கள் காரணம் என்னவாக இருந்தாலும், இந்த செய்தியை உருவாக்குவதற்கு சில செய்ய வேண்டியவை மற்றும் செய்யக்கூடாதவைகள் உள்ளன.
- தொழில்முறை தகவல்தொடர்பு அனைத்து சரியான கூறுகளையும் நினைவில் கொள்ளுங்கள். இந்த மின்னஞ்சலின் நோக்கம் மன்னிப்புக் கேட்பதும், நீங்கள் இன்னும் பணிபுரியத் தகுதியான ஒரு நிபுணராக இருப்பதை நிரூபிப்பதும் ஆகும். நேரடியான, குறிப்பிட்ட விஷயத்தை வைத்திருங்கள், தொழில்முறை வணக்கத்துடன் தொடங்குங்கள், எப்போதும் சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள், சாதாரண ஸ்லாங்கைத் தவிர்க்கவும், தொழில்முறை தொனியை வைத்திருங்கள் மற்றும் இறுதி கையொப்பத்துடன் முடிக்கவும். நீங்கள் தாமதமான பதிலைப் பெற்றால், நீங்கள் ஒழுங்கற்றவராகவும், தொழில்சார்ந்தவராகவும் தோன்றலாம். நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட, சிந்தனைமிக்க குறிப்புடன் அந்த எண்ணத்தை எதிர்த்துப் போராடுங்கள் மின்னணு தகவல்தொடர்பு அனைத்து தொழில்முறை தரநிலைகள் .
- பழி சுமத்த வேண்டிய இடத்தில் பழியை ஏற்றுக்கொள்ளுங்கள். தாமதமான மின்னஞ்சலுக்கான காரணம் எதுவாக இருந்தாலும் - தனிப்பட்ட அவசரநிலை இருந்ததா அல்லது நீங்கள் முற்றிலும் மறந்துவிட்டீர்களா - தாமதத்திற்கு மன்னிக்கவும். அந்த பழியை ஏற்றுக்கொள்வது, உங்கள் பணிக்கான பொறுப்பை நீங்கள் ஏற்றுக்கொள்கிறீர்கள் என்பதையும், குற்றத்தை வேறொருவருக்கு மாற்ற வேண்டாம் என்பதையும் காட்டுகிறது.
- வெளிப்படையாகவும் நேர்மையாகவும் இருங்கள். நீங்கள் வசதியாக இருந்தால், உங்கள் தாமதத்திற்கான காரணத்தைப் பகிர்ந்து கொள்ளலாம். அதிக தனிப்பட்ட விவரங்களுக்கு செல்ல வேண்டாம்; உங்கள் தாய்க்கு புற்றுநோய் இருப்பது கண்டறியப்பட்டதாகக் கூறுவதற்குப் பதிலாக, ஒரு குடும்ப உறுப்பினரைப் பற்றி சில மோசமான செய்திகளைப் பெற்றுள்ளீர்கள், இந்த கடினமான நேரத்தில் அவர்களுக்கு உதவுவதில் நீங்கள் ஆர்வமாக உள்ளீர்கள் என்று சொல்லுங்கள். வாழ்க்கையில், விஷயங்கள் நடக்கும் என்ற உண்மையை அனைவரும் தொடர்புபடுத்தலாம். உங்கள் வாழ்க்கையில் ஒரு சிறிய பார்வையைக் கொடுப்பது, மிகவும் வெளிப்படையாக இல்லாமல், நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதைப் பற்றிய ஒரு யோசனையை அவர்களுக்கு வழங்க முடியும், மேலும் நீங்கள் எங்கிருந்து வருகிறீர்கள் என்பதை அவர்கள் புரிந்துகொள்வார்கள்.
- அதிக உணர்ச்சிவசப்படாதீர்கள். உங்கள் வாடிக்கையாளருடன் நேர்மையாக இருப்பது முக்கியம் என்றாலும், அது நம்பிக்கையை வளர்க்கும் என்பதால், நேர்மைக்கும் டிஎம்ஐக்கும் வித்தியாசம் உள்ளது. நீங்கள் எதைச் சந்தித்தாலும் பரவாயில்லை, தொழில்முறை தொடர்பு என்பது உங்கள் பிரச்சனைகளை இறக்குவதற்கான இடம் அல்ல. உங்கள் பதிலை மெருகூட்டி, தேவையற்ற விவரங்களை அகற்றவும். நீங்கள் ஒரு இழப்பை அனுபவித்துவிட்டீர்கள் என்று கூறலாம், ஆனால் அதை விட குறிப்பிட்டதாக எதையும் பெற வேண்டாம்.
- முன்னோக்கி நகர்த்த நீங்கள் என்ன செய்ய திட்டமிட்டுள்ளீர்கள் என்பதை உங்கள் அடுத்த படிகளை விவரிக்கவும். மிக முக்கியமாக, இப்போது நீங்கள் சிக்கியிருக்கும் நிலையில், திட்டத்தை எவ்வாறு முன்னோக்கி நகர்த்தப் போகிறீர்கள் என்பது குறித்த உங்களின் விரிவான திட்டத்துடன் தொடர்புகொள்வதில் இந்த குறைபாட்டைப் பொருத்துங்கள். உங்கள் படிகள் என்ன, அவர்களிடமிருந்து உங்களுக்கு என்ன தேவை, மற்றும் நீங்கள் பணிபுரியும் எந்தவொரு திட்டத்தையும் வேகப்படுத்த நீங்கள் இருவரும் எவ்வாறு இணைந்து செயல்படலாம் என்பதை அவர்களுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்.
திறந்த மற்றும் நேர்மையான தொடர்பு கிட்டத்தட்ட எந்த பிரச்சனையையும் தீர்க்கும். இந்த தொழில்முறை உறவை சரிசெய்வதற்கான பாதையில் திரும்புவதற்கு, நன்கு வார்த்தைகள் கொண்ட மின்னஞ்சல் உங்களுக்கு உதவும்.
தாமதமான மின்னஞ்சல் பதில் டெம்ப்ளேட்கள்
1. நீங்கள் பதிலளிக்க மறந்துவிட்டால்
நாம் அனைவரும் இதில் குற்றவாளிகள்; நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலைத் திறந்து, உங்கள் தலையில் பதிலளிக்கவும், பின்னர் பதிலளிக்க ஒரு மன குறிப்பை உருவாக்கவும் , பின்னர் நீங்கள்…எப்போதும் பதிலளிக்க வேண்டாம். நீங்கள் நினைவில் வைத்திருக்கும் நேரத்தில், நீங்கள் அவற்றை ஒரு வாரம் அல்லது அதற்கு மேல் தொங்க விட்டுவிட்டீர்கள்.
மந்திர தந்திரங்களை எப்படி செய்வது என்று கற்றுக்கொள்ளுங்கள்
எனவே நீங்கள் முற்றிலும் தொழில்சார்ந்தவராகவும் ஒழுங்கற்றவராகவும் தோன்றாதவாறு பதிலை எவ்வாறு உருவாக்குவது?
பெறுநர் -
இப்போது உங்கள் மின்னஞ்சலை மட்டும் திருப்பி அனுப்பியதற்கு வருந்துகிறேன். நீங்கள் அனுப்பிய உடனேயே உங்கள் மின்னஞ்சலைப் படித்துவிட்டு அன்று மாலை பதில் அனுப்ப நினைத்தேன். எல்லாம் நடந்து கொண்டிருக்கையில், அது கலக்கலில் தொலைந்து போனது, இவ்வளவு தாமதமான பதிலுக்கு நீங்கள் என்னை மன்னிப்பீர்கள் என்று நம்புகிறேன்.
நீங்கள் மன்னிப்பு கேட்டவுடன், அவர்களின் மின்னஞ்சலுக்கு நீங்கள் தொடர்ந்து பதிலளிக்கலாம்.
2. நீங்கள் ஒரு திட்ட காலக்கெடுவை தவறவிட்டால்
சில நேரங்களில் மின்னஞ்சலுக்கு மெதுவான பதிலளிப்பது காலக்கெடுவை இழக்க நேரிடும். இந்த நிகழ்வில், நீங்கள் மன்னிப்பு கேட்பது மட்டுமல்லாமல், உங்கள் இரு தேவைகளுக்கும் பொருந்தக்கூடிய மாற்றப்பட்ட காலவரிசையைக் கொண்டு வர கிளையண்டுடன் இணைந்து பணியாற்ற வேண்டும். உங்கள் முடிவில் தீர்வுகள் மற்றும் பரிந்துரைகளை வழங்குவது, நீங்கள் சிக்கலைத் தீர்க்கவும் மாற்றியமைக்கவும் தயாராக உள்ளீர்கள் என்பதைக் காண்பிக்கும்.
பெறுநர் -
திட்டப்பணியின் இந்தப் பகுதியை இன்னும் முடிக்கவில்லை என்பதையும், எங்களின் காலக்கெடுவை நான் தவறவிட்டேன் என்பதையும் உங்களுக்குத் தெரிவிக்க வருந்துகிறேன். நான் ஒரு தனிப்பட்ட நிகழ்வு நிகழ்ந்தது, அது எனது இருப்பை பாதித்தது [அல்லது] எதிர்பாராத சிக்கல்கள் காரணமாக, எங்கள் காலவரிசையில் நான் முன்பு ஒதுக்கியதை விட பணியின் இந்த குறிப்பிட்ட பகுதி அதிக நேரம் எடுத்தது. இது உங்கள் முடிவில் ஏற்படக்கூடிய ஏதேனும் சிக்கல்களுக்கு வருந்துகிறேன். அர்ப்பணிப்பு முயற்சியுடன், இந்தத் தேதிக்குள் திட்டத்தின் இந்தப் பகுதியை என்னால் முடிக்க முடியும் என்று நம்புகிறேன். மீண்டும் பாதைக்கு வருவதற்கும், எங்களின் அடுத்த காலக்கெடுவை எட்டுவதற்கும், திட்டத்தை முடிக்க உதவுவதற்கு இவரைக் கொண்டு வருமாறு பரிந்துரைக்கிறேன்.
உங்கள் நேர நிர்வாகத் திறனைப் புரிந்து கொள்ளவும், காலக்கெடுவை நீங்கள் தவறவிட்டால் எதிர்காலத்தில் கணிக்கவும் இந்தத் தவறைப் பயன்படுத்தவும். சில நேரங்களில் வாழ்க்கை நடக்கும் மற்றும் விஷயங்கள் தோன்றும், ஆனால் நீங்கள் ஒரு நீட்டிப்பு தேவைப்படலாம் என்று தவறவிட்ட காலக்கெடுவிற்கு முன் நீங்கள் யாரிடமாவது சொன்னால், அவர்கள் தங்கள் முடிவில் விஷயங்களை விரைவாக மாற்றலாம், எனவே நீங்கள் ஒரு தீர்வில் ஒன்றாக வேலை செய்யலாம்.
ஒரு மது பாட்டிலில் எத்தனை அவுன்ஸ் உள்ளது
3. நீங்கள் விடுமுறையிலிருந்து திரும்பும்போது
நீங்கள் சில நாட்களுக்கு அலுவலகத்திற்கு வெளியே இருக்கப் போகும் போதெல்லாம், நீங்கள் எப்போது திரும்புவீர்கள், அவசரகாலத்தில் உங்களை எவ்வாறு தொடர்பு கொள்ளலாம் மற்றும் யாரை அவர்கள் தொடர்பு கொள்ளலாம் என்ற விவரங்கள் அடங்கிய தானியங்கு பதிலை அமைப்பது நல்ல நடைமுறையாகும். இதற்கிடையில் விரைவான பதிலுக்காக. இருப்பினும், நீங்கள் எதிர்பாராதவிதமாக வெளியே சென்றிருந்தாலோ அல்லது மறந்துவிட்டாலோ, உங்கள் இன்பாக்ஸில் உள்ள அவசரச் செய்திகளுக்குப் பதிலளிக்க இதோ ஒரு சிறந்த வழி.
பெறுநர் -
உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு மிக்க நன்றி! பதிலளிப்பதில் தாமதம் ஏற்பட்டதற்கு மன்னிப்பு கேட்டுக்கொள்கிறேன். நான் [இந்தத் தேதி] முதல் இன்று காலை வரை தனிப்பட்ட விஷயங்களுக்கு வெளியே இருந்தேன், ஆனால் இப்போது உங்கள் கேள்விக்கு பதிலளிப்பதில் மகிழ்ச்சி அடைகிறேன்.
நீங்கள் வாடிக்கையாளருடன் நெருக்கமாக இருந்தால், நீங்கள் இல்லாததற்கு இன்னும் குறிப்பிட்ட காரணத்தை நீங்கள் கொடுக்கலாம், ஆனால் நீங்கள் வசதியாக உணருவதற்குத் தேவையான தெளிவற்றதாக இருக்கலாம்.
அதைத் திறந்த பிறகு, உங்கள் வாடிக்கையாளருக்குத் தேவையான எந்தத் தகவலையும் நீங்கள் கொடுக்கலாம்.
4. நீங்கள் இனி திட்டத்தின் விதிமுறைகளை பூர்த்தி செய்ய முடியாத போது
அவசரநிலைகள் ஏற்படும். குடும்ப உறுப்பினர்கள் மிகவும் நோய்வாய்ப்படுகிறார்கள், அன்புக்குரியவர் இறந்துவிடுகிறார், நீங்கள் விபத்துக்குள்ளாகி மருத்துவமனையில் அடைக்கப்பட்டீர்கள். சில நேரங்களில், வாழ்க்கை வேலையின் வழியில் வருகிறது, மேலும் நீங்கள் முடிப்பதாக உறுதியளித்த திட்டத்தை முடிக்க முடியாது.
நீங்கள் மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிக்கத் தாமதமாகும்போது, நீங்கள் திட்டப்பணியை இனி மேற்கொள்ள முடியாது என்று அவர்களிடம் சொல்ல வேண்டும், விஷயத்தை அழகாகக் கையாள்வது மற்றும் உங்களால் முடிந்த தீர்வுகளை வழங்குவது முக்கியம்.
உங்கள் சூழ்நிலையை விளக்க நீங்கள் சரிசெய்யக்கூடிய ஒரு எடுத்துக்காட்டு மின்னஞ்சல் இங்கே.
பெறுநர் -
சமீபத்தில், எனது தனிப்பட்ட வாழ்க்கையில் ஒரு அழிவுகரமான நிகழ்வை நான் அனுபவித்தேன், அது எனது வேலை திறனை கணிசமாக பாதித்தது. இந்த நிகழ்வின் காரணமாக, என்னால் இனி உங்கள் திட்டத்தை போதுமான அளவில் முடிக்க முடியாது. எதிர்காலத்தில், எனது குடும்பத்திற்கு உதவ நான் ஓய்வு எடுக்க முடிவு செய்துள்ளேன், மேலும் உங்களது உதவியை என்னால் முடிக்க முடியாது.திட்டம்.
ஜிடிபிக்கும் ஜிஎன்பிக்கும் என்ன வித்தியாசம்?எனது இடத்தில், இந்த நபரை பணியை ஏற்குமாறு நான் மிகவும் பரிந்துரைக்கிறேன். உங்கள் திட்டத்தின் விவரங்களைப் பூர்த்தி செய்து, அவற்றை இந்த மின்னஞ்சலில் நகலெடுத்தேன், எனவே நீங்கள் இருவரும் திட்டத்தில் தேவையான அடுத்த படிகளைப் பற்றி பேசத் தொடங்கலாம். இந்த நபருக்கு இந்தத் துறையில் விரிவான அனுபவம் உள்ளது, அவர்களுடன் பணியாற்றுவதில் நீங்கள் மிகவும் மகிழ்ச்சியடைவீர்கள் என்று நினைக்கிறேன்.
நகலெடுக்கவும் நீங்கள் பணியை ஏற்க பரிந்துரைக்கும் புதிய நபர் மின்னஞ்சலில் உங்கள் வாடிக்கையாளர் உடனடியாக அவர்களுடன் வேலை செய்யத் தொடங்கலாம். அவ்வாறு செய்வது, நீங்கள் நிறுத்திய திட்டத்தை விரைவில் தொடங்குவதற்கு அனைவருக்கும் உதவும்.
திட்டத்தை மாற்றுவதில் நீங்கள் செய்ய வேண்டிய வேலையின் அளவு, நீங்கள் செய்து கொண்டிருந்த வேலையைப் பொறுத்தது. நீங்கள் ஒரு ஃப்ரீலான்ஸ் வீடியோகிராஃபராக இருந்து, இனி நிகழ்வை மறைக்க முடியாது எனில், நிகழ்வின் விவரங்கள் மற்றும் கிளையன்ட் எதிர்பார்ப்புகளைப் பற்றி புதிய ஃப்ரீலான்ஸருக்குத் தெரிவிக்கலாம், அதனால் அவர்கள் அங்கிருந்து படப்பிடிப்பை மேற்கொள்ளலாம். உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள மற்றொரு நபருக்கு நீங்கள் திட்டத்தை மாற்றுகிறீர்கள் என்றால், அவர்கள் உங்கள் வேலை விவரம் மற்றும் தற்போதைக்கு அவர்கள் எடுக்கும் வாடிக்கையாளரை நன்கு அறிந்திருப்பார்கள்.
உங்கள் தாமதமான மின்னஞ்சல் பதிலை நேர்மையாக வைத்திருங்கள்
நீங்கள் பதிலளிக்க பல நாட்கள் எடுத்தாலும், உறவைக் காப்பாற்ற நீங்கள் செய்யக்கூடிய மிக முக்கியமான விஷயம், உங்கள் தகவல்தொடர்புகளில் வெளிப்படையாகவும் நேர்மையாகவும் இருக்க வேண்டும். மக்கள் நேர்மையை மதிக்கிறார்கள், தாமதத்திற்கு உண்மையான மன்னிப்பு உங்கள் தவறுகளை சரிசெய்ய நீங்கள் தயாராக உள்ளீர்கள் என்ற வலுவான செய்தியை அனுப்புகிறது.
எதிர்காலத்தில், அமைதியை விட சுருக்கமான பதில் சிறந்தது என்பதை நினைவில் கொள்ள முயற்சிக்கவும். முழுப் பதிலை அனுப்ப உங்களுக்கு நேரம் இல்லையென்றால், அவர்களின் செய்தியைப் பெற்றதாகக் கூறி விரைவான மின்னஞ்சலை அனுப்பவும், விரைவில் அவர்களுடன் விரிவாகப் பேச எதிர்பார்க்கவும். பின்னர், உங்களுக்கு அதிக நேரம் இருக்கும்போது பதிலளிக்கும்படி உங்கள் தொலைபேசியில் நினைவூட்டலை அமைக்கவும். அவர்கள் மறக்கப்படவில்லை, ஆனால் நீங்கள் வேறு எதையாவது கையாள்வதில் நடுவில் இருக்கிறீர்கள் என்பதை அறிந்தால், நீங்கள் கவலைப்படுகிறீர்கள் என்ற செய்தியை அனுப்புகிறது. பதிலளிப்பதை தள்ளிப் போடாதே; ஒரு விரைவு செய்தியை அனுப்ப சிறிது நேரம் எடுத்துக்கொள்வது உலகத்தை மாற்றும்.
